Publikációk az adatbevitel szakaszaiban. Jelölés és láthatóság változásai a KPA-ban

A KPA és az MTMT munkája során minőségbiztosítási eljárásokat használ. A publikáció adatainak helyességéért elsősorban az adatfelvivő szerző („tulajdonos”) felel. A minőségbiztosítás során egy KPA/MTMT adminisztrátor a bevitt rekordot megvizsgálja és jóváhagyja, ezzel tanúsítja, hogy a rekord megfelel a bibliográfiai adatbázis adatbeviteli és besorolási szabályainak. Minden bevitt és a szerző által véglegesített publikáció szakmai keresés során megjeleníthető (nyilvános). A tudományos életmű részévé egy publikáció akkor válik, ha a szerző saját személyi adatait hozzácsatolja a publikációhoz, és az életművet egy KPA adminisztrátor nyilvánossá teszi (a szerző kérésére) vagy a szerző az életmű érvényességének dátumát bejegyzi. A publikációk bevitele során a bevitt adatok megjelenítése a következőképpen alakul: 1. A frissen bevitt publikáció akkor jelenik meg a nyilvános keresés során, amíkor a szerző a publikációs rekordot jóváhagyja. Ekkor a rekord jelölése „Szerzői rekord”, és tartalma kizárólag a szerző felelőssége. Ekkor a. a szerzői rekord értékelése megjelenik a tudománymérési adatok között b. a jóváhagyott publikációt a szerző már nem törölheti, hiba vagy publikáció kettőződés esetében a KPA adminisztrátorai jogosultak a hiba törléssel történő javítására c. a jóváhagyott publikáció besorolását és ezzel a tudománymérési adatait a KPA adminisztrátora változtathatja meg 2. Ha a publikációt a KPA egy munkatársa is megvizsgálja és azt rendben lévőnek találja, akkor a publikációt jóváhagyja. A KPA adminisztrátora által jóváhagyott publikáció minden jelölés nélkül jelenik meg a nyilvános keresés során. a. Ha a szerző a KPA jóváhagyása után változtat publikációjának adatain, akkor a publikáció újra a szerzői felelősség körébe kerül, elveszti jóváhagyását (és hitelesítését) 3. Egy publikáció hitelesítése a jóváhagyás által biztosítottnál nagyobb biztonságot igényel. Ennek részleteiről később külön tájékoztató lesz olvsható. 4. A szerző az adatbevitel során megjelölhet egy időpontot, amikor az életműve részeként bevitt közlemények és idéző közlemények véleménye szerint teljesek. Ekkor a szerző neve megjelenik a szerzők listáján, és életműve nyilvánossá és kereshetővé válik. a. Ha az életművet lezáró időpont után a szerző újra visz be publikációkat vagy idéző publikációkat, akkor az életmű teljességét jelző időpontot akkor érdemes megváltoztatni, amikor az újabb adatok bevitele teljessé válik. 5. A KPA adminisztrátora annak a személynek nevét zárolhatja (kiveheti a kereshető személyek listájáról, akinek életműve bibliográfiai szempontból súlyosan hibásként jelenne meg a nyilvános keresés során 6. A KPA adminisztrátora egy publikáció nyilvánosságát megszüntetheti vagy azt törölheti, ha annak komoly szakmai indoka van. A KPA adatbemutatási politikájával kapcsolatos vitás kérdések megoldására első fokon egy tudományos könyvtárosokból álló bizottsághoz lehet fordulni, második fokon pedig a Magyar Tudományos Művek Tárának Felügyelő Bizottságához. A KPA és az MTMT Bizottságai vitás kérdésekben szakmai véleményért szakmai testületekhez fordulhatnak. Az alábbi táblázat összefoglalja a publikációk létrehozása és életútja során előálló helyzeteket és azok hatását a publikáció kereshetőségére és megjelölésére.

Lépés	Rekord	Hiteles	Listán jelölés	Bibliográfiai nyilvános	Életmű része	Megjegyzés
Kutató létrehozott egy publikáció rekordot (kézi bevitellel vagy import útján), munka közben mentette	Szerkesztve	Nem	Feldolgozás alatt	Nem	Nem	-
Kutató újra-szerkeszti és menti a korábban már életmű részeként jóváhagyott rekordot	Szerkesztve	Nem	Feldolgozás alatt	Igen	Igen	Visszakerül a publikáció induló állapotába de látható marad az életmű részeként
Admin (helyi) bevitte, munka közben mentette	Szerkesztve	Nem	Feldolgozás alatt	Nem	Nem	-
Kutató véglegesítette	Kész	Nem	Új, még nem publikus	Nem	Nem	-
Kutató életmű részeként jóváhagyta	Kész	Nem	Szerzői rekord	Igen	Igen	-
Admin (helyi) jóváhagyta	Kész	Nem	-	Igen	Igen, ha	ha a szerzőhöz van rendelve, akkor életmű
Admin (helyi) hitelesített	Kész	Igen	-	Igen	Igen, ha	ha a szerzőhöz van rendelve, akkor életmű. A hitelesített tétel külön jelzést kap.